Con el paso del tiempo, los proyectos pasan a ser más cortos y el sistema de construcción más complejo y las horas del día son las mismas. Hay que ser inteligente y trabajar de distintas formas para maximizar la eficacia. Si te encuentras en el caso de que se te eche el trabajo encima, estate atento a estos pequeños consejos que reducirán tu estrés y te ayudarán a realizar un mejor trabajo y con más ganas.
El primer consejo es seguir la regla 80-20, por la que el ochenta por ciento de los resultados se determina por el veinte por ciento del esfuerzo. Por lo tanto es muy importante centrarse más en los resultados que en el trabajo, ya que a más horas de trabajo no siempre equivalen a más resultados.
Es muy importante agrupar tareas cuando se tienen varios proyectos en marcha. Es más rápido y eficiente trabajar en las mismas tareas, que ir saltando de proyecto en proyecto. Es importante no pensar que el realizar varios proyectos al mismo tiempo es más eficiente, sino todo lo contrario. También es posible agrupar tareas/proyectos que sean similares para estar centrado en una tarea conjunta y ahorrar esfuerzo y tiempo.
Crea esquemas de tu proceso, aunque cada proyecto sea diferente, las tareas y los objetivos finales son muy parecidos. De esta manera, a la hora de trabajar, puedes ver qué pasos se pueden quitar y hacer el proceso de cada proyecto más eficiente.
Otro pequeño consejo es que registres tu tiempo en una semana. Realiza un informe detallado de como inviertes tu tiempo (enviar a un cliente un email, buscar información en la red…) en una semana y descubrirás en que y cómo distribuyes tu tiempo. Así podrás apreciar realizar cambios para llegar a ser un poco más eficiente.
Muchas veces se realizan reuniones porque simplemente están programadas. Hay que preguntarse: ¿es necesario hacer esta reunión?, ¿qué objetivos quiero conseguir? Muchas veces no es necesario y se pierde tiempo con problemas innecesarios o que no corresponden a las tareas prioritarias.
Acorta los comandos con el teclado. Casi todos los programas tienen atajos o incluso se pueden programar tus propios accesos directos. Esto hace que se reduzca mucho tiempo al cabo de los días. Al igual que hacer un uso de las plantillas de correo. Es importante crear diferentes plantillas que se adecuen a los correos recibidos para ganar tiempo en no escribir los mismo repetidas veces.
El último consejos es algo más complicado ya que se requiere un poco de conocimientos de programación, pero utilizar macros para automatizar tareas repetitivas te ahorra mucho tiempo. El ordenador se encarga de hacer el trabajo sucio por ti.
Estos son unos pequeños consejos que te ayudarán a aprovechar tu máximo potencial, aprovechar más el tiempo y a ser más eficiente. Con unos simples consejos que se pueden llevar a cabo día a día.
